Como monitorar o controle de atividades de sua equipe?
Quanto maior for a sua equipe, mais necessário se mostra um controle de atividades, de forma a garantir a execução de todas as tarefas necessárias para a manutenção e progresso da sua companhia.
Uma relação de responsabilidades que se mostra fundamental, independente da área na qual você atua, como em uma padaria, por exemplo, precisa lidar com os fornecedores, padeiros, vendedores, cada equipe com suas próprias responsabilidades.
Um erro cometido por qualquer um desses times é capaz de afetar no número de vendas dos pães e doces, por mais que tais problemas à primeira vista não sejam relacionados entre si.
É por esse conjunto de responsabilidades, com muitas delas não fazendo parte do ramo de conhecimento de um empreendedor, que as empresas apostam tanto no processo de deslocamento de atribuições, contratando uma empresa de terceirização de limpeza.
Logo, para que tudo funcione tanto no ambiente interno como externo de uma companhia, a mesma precisa dar atenção aos compromissos que devem ser realizados, para resolver qualquer tipo de inconveniente que possa surgir no gerenciamento de uma empresa.
E gestão é a palavra correta quando se pensa na otimização das atividades de um negócio, para que os resultados desejados sejam mais do que aspirações, e sim previsões pautadas no faturamento frequente registrado nos caixas da empresa.
Como funciona um controle de atividades?
Um controle de atividades não chega a ser algo de matéria palpável, podendo ser melhor definido como um procedimento que busca reunir e organizar o conjunto de tarefas que precisam ser realizadas para garantir o bom funcionamento de um negócio.
Como uma loja de equipamentos odontologicos, que precisa manter contato com os fornecedores, cuidar dos seus processos de comunicação, além do setor de vendas, que realiza promoções para conquistar o seu público.
Parece uma situação similar ao da citada confeitaria, mas essas semelhanças acontecem justamente por serem encargo comuns a todo tipo de comércio, exigindo dos seus gestores um controle otimizado dessa conjuntura.
Uma forma indicada se se manter esse domínio de gestão é com a implementação de um controle de atividades, um conjunto de estratégias que irão agir diretamente na realização das diversas operações referentes ao sucesso da sua companhia.
Esse controle pode ser feito em diversas escalas, sendo aprimorado quando feito através de sistemas eletrônicos, como um software especializado. Como em um sistema de ponto eletrônico, que agiliza o processo de chegada e saída dos funcionários.
Outro exemplo, é uma empresa com diversos setores, espalhados em inúmeros andares. Para facilitar o contato entre as equipes essa companhia pode contar com os serviços de uma central de telefone pabx (Troca Automática de Ramais Privados), que facilita a comunicação via telefone entre os setores.
Esses, entre outros procedimentos, permitem uma maior integração entre as equipes internas de um negócio, da mesma forma que as suas atividades necessitam agir de forma associada, para o melhor cumprimento de objetivos de base comercial.
Junto da integração entre os times, um monitoramento otimizado das atividades realizadas em sua empresa permite que a mesma alcance melhores resultados, em diferentes áreas, assim como espaços agregados.
Quais os benefícios de se implantar esse sistema?
Diante as situações antes apresentadas, já é possível entender um pouco sobre como funciona esse processo de controle das atividades, o que resulta em uma série de vantagens, que podem refletir até no número de vendas, seguido desse investimento.
Isso porque o público reage diretamente a qualidade do produto ou serviço com os quais são apresentados, o que é um resultado dos diversos processos de fabricação que ocorrem dentro da sua empresa.
Sendo o caso de uma empresa de topografia, no qual a capacitação dos seus colaboradores, a qualidade dos seus instrumentos, fora os serviços de atendimento, serão responsáveis pela imagem da companhia com o público.
Alguns benefícios claros desse sistema de monitoramento, são:
- Melhor planejamento;
- Maior controle dos indicadores de performance;
- Atribuição de tarefas em equipe;
- Melhor avaliação da equipe.
Um coletivo de atribuições que são necessárias para o funcionamento de qualquer tipo de negócio, mas que se tornam mais difíceis de serem conquistadas quando se pensa em um grande grupo, com centenas de profissionais.
Para otimizar esses serviços é preciso contar com o apoio de um sistema personalizado, que permita não só a execução dessas atividades, mas também uma garantia que um desempenho avançado pode ser conquistado, por meio de um controle dessas ações.
Melhor planejamento
Ao contar com um controle das atividades a serem desempenhadas pelos seus colaboradores, empresas de prestação de serviços de contabilidade podem identificar melhores maneiras de realizar seus objetivos, com um planejamento elaborado.
Isso porque a distribuição aprimorada de atividades faz com que toda a sua equipe tenha uma clara noção das suas responsabilidades, e de como as suas ações irão impactar a diferentes setores da mesma empresa.
E quanto melhor for o planejamento das suas atividades internas, melhor pode ser o processo de desempenho delas, assim como o resultado final das mesmas, garantindo um produto final otimizado para os seus negócios.
Maior controle dos indicadores de performance
Junto de um melhor desempenho da equipe, é possível para uma companhia mapear os seus indicadores de performance, que podem estar relacionados tanto às atividades internas como a forma com a qual o público reage ao seu produto.
Uma empresa de planejamento tributário consegue, por exemplo, ter um controle sobre os números de clientes que trabalharam com a empresa em um período mensal, assim como analisar a performance da sua equipe.
Um estudo que pode ser feito através da escolhas dos KPIs adequados, ou seja, os indicadores-chave de desempenho, que apontam questões de importância para uma empresa, como o número de vendas ou de profissionais que entregam suas atividades.
Atribuição de tarefas em equipe
Um controle de atividades reage diretamente na gerência das responsabilidades atribuídas à cada equipe interna, de forma em que juntos possam entregar o melhor trabalho final para a companhia.
Um bom gerente é aquele que consegue distribuir as tarefas corretas para os times internos, pois mesmo em uma empresa que exista conexão entre as áreas de comunicação e vendas, uma atribuição incorreta de ordens pode atrasar a sua execução.
Melhor avaliação da equipe
Assim como é possível realizar uma distribuição otimizada de tarefas, um controle de atividade permite também uma análise melhor sobre a sua realização ou não, assim como compreender o que pode ter causado essa situação.
No caso de uma tarefa bem feita, descobrindo maneiras de replicar esse sucesso, e na situação de algum problema, desenvolver técnicas e ferramentas para que esse empecilho não volte a acontecer entre as atividades internas da sua companhia.
Para uma abertura de empresa em São Paulo é interessante avaliar as ações das equipes internas, de forma a condecorar os funcionários que melhor atuarem nessa fase inicial da empresa, além de desenvolver formas de incentivar o restante da companhia.
Todas essas vantagens são capazes de destacar a longo prazo o potencial comercial do seu negócio, pois todas as melhorias externas encontram origem nas atividades realizadas no campo interior do seu empreendimento.
Como realizar um bom controle de atividades?
Para elaborar uma boa gestão de atividades internas, uma empresa primeiro precisa reconhecer todas as formas com a qual esse monitoramento de resultados pode ser feito, destacando-se em três modalidade de estudo:
- Análise geral;
- Análise por equipe;
- Análise individual.
A análise geral funciona por meio de relatórios que abrangem todas as atividades realizadas em uma empresa, analisando índices como o número de vendas, a quantidade de mercadorias produzidas, além dos gastos necessários para isso.
Costuma ser um documento capaz de estimular a escolha de ações futuras para a companhia, encontrando problemas a serem resolvidos, assim como oportunidades de trabalho a serem executadas.
A análise por equipe, por outro lado, busca compreender as ações específicas de cada time da sua empresa, e a forma em que eles se relacionam entre si.
Um estudo que permite, por exemplo, identificar atrasos nas equipes de recepção de um hotel, alertando ele sobre a necessidade de contratar outra empresa que realize serviços terceirizados portaria.
Por último, temos as análises individuais, que buscam identificar a performance particular de cada profissional, diante a demanda de atividades que a ele foram repassadas. Esse monitoramento, pode ser feito pelo gestor de uma equipe.
Isso porque essas análises podem, e devem, ser feitas de formas complementares, ou seja, analisando a situação interna da sua empresa por vários ângulos, em busca de se encontrar soluções que possam melhorar os resultados desejados em relação a cada time.
Tudo resultando no progresso da sua companhia, garantindo que os melhores agentes internos sejam recompensados, assim como aqueles que apresentem dificuldades sejam aprimorados, por meio de cursos capacitadores.
Porque no fim, uma empresa só irá crescer se estiver acompanhada do desenvolvimento profissional dos seus colaboradores, independente do setor ao qual se encontram.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.